Na Qive, a gestão de documentos fiscais é centralizada na guia Geral > Seção Documentos do menu lateral esquerdo. Aqui, você organiza NFes, NFSes e CTes de entrada e saída, garantindo conformidade e agilidade na conferência dos dados fiscais e financeiros da sua empresa.
Seleção de empresa, tipo e papel
Para iniciar sua gestão, você deve definir qual conjunto de dados deseja visualizar. O painel é dividido em quatro seletores principais:
Seleção de empresas: Caso você gerencie mais de um CNPJ na mesma conta, utilize este seletor para alternar e selecionar as unidades que deseja visualizar.
Tipo de documentos: Escolha o modelo de documento que deseja consultar (NFe, NFSe, CTe, CFe-SAT, NFCe ou MDFe). Cada aba carrega as regras e colunas específicas para aquele tributo.
Papel da empresa no DFe: Escolha a perspectiva da consulta conforme o papel da sua empresa no documento. Note que a disponibilidade dessas opções varia automaticamente conforme o Tipo de Documento selecionado no passo anterior.
NF-e (Nota Fiscal Eletrônica - Mod. 55)
Emitente: Quem vende a mercadoria ou realiza a operação e gera o documento fiscal.
Destinatário: Quem compra ou recebe os produtos indicados na nota fiscal.
Transportador: Empresa ou autônomo encarregado da movimentação física da carga.
Autorizado (Terceiro): Pessoa ou contabilidade autorizada no XML a fazer o download da nota.
CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico - Mod. 57)
Emitente: Transportadora que presta o serviço de transporte de carga e emite o documento.
Remetente: Quem entrega a carga inicial para o transporte (origem física da mercadoria).
Destinatário: Quem receberá a carga ao final do percurso (destino final).
Expedidor: Quem entrega a mercadoria para a transportadora quando há subcontratação ou transbordo.
Recebedor: Quem recebe a carga em etapas intermediárias antes do destino final.
Tomador: Quem efetivamente paga pelo frete (pode ser o remetente, destinatário, expedidor ou recebedor).
NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)
Prestador: Empresa ou autônomo que executa o serviço tributado pelo ISS.
Tomador: Cliente (Pessoa Física ou Jurídica) que contrata e paga pelo serviço.
Intermediário: Terceiro que agenciou, intermediou ou gerenciou a prestação do serviço.
MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais - Mod. 58)
Emitente: Transportadora ou empresa com frota própria que consolida várias NF-es/CT-es no transporte.
Condutor: Motorista responsável pela condução do veículo durante o percurso fiscalizado.
NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica - Mod. 65)
Emitente: Estabelecimento comercial varejista que vende produtos diretamente ao público final.
Consumidor: Comprador final do produto, identificado opcionalmente via CPF ou CNPJ.
Ultima consulta: Este campo indica a última vez que a Qive sincronizou novos dados com a SEFAZ ou prefeituras. Notas emitidas após este período só aparecerão após uma nova consulta manual ou automática.
Ações rápidas: Atalhos ao passar o mouse
Para garantir agilidade na sua conferência fiscal, a Qive oferece atalhos que aparecem instantaneamente ao passar o mouse sobre qualquer nota da listagem. Sem precisar clicar para abrir o documento, você pode:
Visualizar PDF: Permite abrir rapidamente o DANFE ou DACTE;
Baixar XML: Faz o download direto do arquivo original;
Ações extras: Dependendo do tipo de nota, você encontrará atalhos para manifestação, Atualização de status ou etiquetas.
Filtros e buscas inteligentes
Para localizar documentos específicos em meio a grandes volumes, a Qive oferece duas camadas de pesquisa:
Filtrar
Ao clicar em Filtros, você abre um menu lateral com critérios técnicos para refinar sua listagem:
Status: Filtre por notas pelos principais status de um DF-e na SEFAZ e em âmbito municipal
Status processuais (Sefaz / Prefeitura)
Autorizada: O documento foi transmitido, validado pela fiscalização e possui validade jurídica para circulação e faturamento.
Rejeitada: A nota possui inconsistências no XML (erro de cálculo, dados inválidos) e não foi gravada na base da Sefaz; precisa ser corrigida e retransmitida com o mesmo número.
Denegada: A Sefaz identificou irregularidade fiscal grave no emitente ou destinatário (ex: IE suspensa/cassada); a nota não tem valor fiscal e seu número fica inutilizado para sempre.
Inutilizada: Solicitada pelo emitente para informar à Sefaz que determinado número de nota não foi nem será utilizado devido a falha na numeração.
Status de modificação do documento
Cancelada: A nota foi previamente autorizada, mas teve sua operação anulada pelo emitente dentro do prazo legal permitido.
Substituída (NFS-e): A nota original de serviço foi cancelada/desvalidada e gerou automaticamente uma nova nota corrigida em seu lugar.
Carta de Correção Eletrônica (CC-e): Alteração autorizada para corrigir erros simples do XML que não afetem valores, impostos, dados das partes ou datas.
Status de processamento e integração
Não Autorizado: O documento foi enviado, mas não obteve autorização da Sefaz (seja por rejeição, denegação ou por ainda estar pendente de validação).
Não Protocolado: A nota foi gerada no sistema do contribuinte, mas não possui o número de recibo/protocolo de envio e autorização da Sefaz (comum em falhas de comunicação ou uso de contingência offline).
Aguardando Verificação: O documento já foi transmitido e está na fila de processamento da Sefaz/Prefeitura ou em lote, pendente do retorno do processamento fiscal.
Manifestação: Filtre documentos pelo status da manifestação do destinatário
Ciência da Operação: O destinatário declara ter conhecimento da emissão do DF-e contra o seu CNPJ/CPF, liberando o download completo do XML.
Confirmada: O destinatário confirma que a operação ocorreu perfeitamente e a mercadoria foi entregue como informado no XML.
Desconhecida: O destinatário informa à fiscalização que desconhece completamente a operação vinculada ao seu documento.
Operação não Realizada: O destinatário declara que a transação foi acordada, mas não chegou a ser concluída (ex: carga extraviada ou devolvida).
Notas completas vs. resumo: Identifique quais DFes já possuem o XML disponível na plataforma e quais estão apenas em modo "resumo" (aguardando manifestação ou download).
Protocoladas: Identifique as notas que já possuem protocolo na Sefaz/Prefeitura.
Transferências: Verifiquei DFes que são relacionados a movimentação de mercadorias ou bens entre estabelecimentos da mesma empresa.
Série: Filtre pelo número que organiza os diferentes tipos de operação estabelecimentos ou filiais de uma empresa.
Presença de CCe: Localize notas que possuem Carta de Correção Eletrônica.
Mês da manifestação (exclusivo da listagem de NFe): Permite filtrar pela data em que a NFe foi manifestada.
Valores: Permite limitar os valores de notas.
Data de criação: Permite filtrar a partir da data em que a nota entrou na plataforma Qive.
Origem: Verifique se a nota entrou na conta via consulta automática, upload manual ou integração via API.
Etiquetadas com: Utilize suas marcações personalizadas para agrupar notas por departamento, projeto ou status de pagamento.
CFOPs: Identifique os documentos a partir da natureza exata da circulação de mercadorias ou serviços prestados.
Finalidade da NF-e (exclusivo da listagem de NFe): Identifique a nota a partir de seu objetivo principal.
Normal (1): Operação padrão da empresa (venda, prestação de serviço, compra, etc.).
Complementar (2): Ajusta ou complementa valores, quantidades ou impostos lançados a menor na nota original.
Ajuste (3): Utilizada exclusivamente para lançamentos e correções de escrituração fiscal sem circulação física de mercadoria.
Devolução / Retorno (4): Anula total ou parcialmente os efeitos fiscais de uma operação anterior de entrada ou saída de mercadorias.
Crédito (5): Utilizada para reduzir o imposto devido pelo emitente (ou aumentar o crédito do destinatário) em ajustes como erros de valor, estornos ou adiantamentos.
Débito (6): Utilizada para aumentar o imposto a recolher pelo emitente (ou reduzir o crédito do destinatário), cobrindo situações como juros/multas, pagamentos antecipados e regularizações fiscais.
Período de emissão: Considera a data de emissão do documento. Permite consultar por intervalos pré-definidos (como mês anterior e últimos 90 dias) ou selecionar um período personalizado diretamente no calendário.
Buscar
O campo de busca livre permite localizar documentos por dados que não estão nos filtros rápidos, como:
Número da nota;
Nome ou CNPJ do fornecedor/cliente;
Chave de acesso (44 dígitos);
Conteúdo específico dentro da nota.
Dica Qive: Você pode combinar filtros e buscas. Por exemplo, filtre por "Notas Canceladas" no período de "Janeiro/2024" e busque pelo nome de um fornecedor específico para uma auditoria rápida.
⚠️ Importante: Digite o que procura, pressione Enter para confirmar e pressione Enter novamente (ou clique na lupa) para realizar a busca.
Os filtros e buscas ativos aparecem logo acima da lista. Para remover as seleções, clique em Limpar filtros.
Personalização da listagem
Você pode personalizar o painel para exibir apenas as informações essenciais para o seu fluxo de trabalho (como Valor Total, Data de Emissão ou Status de Manifestação).
Além de escolher quais colunas deseja visualizar, você pode reordená-las conforme sua preferência.
🚩 Atenção: essa configuração é individual por usuário e não afeta a tela de outros acessos do sistema.
Como personalizar:
Clique no botão Colunas.
Para alterar a ordem: arraste as colunas para cima ou para baixo até a posição desejada.
Para ocultar colunas: arraste as colunas que não deseja visualizar para a seção Não selecionadas (à esquerda).
Clique em Confirmar para salvar as alterações.
