O que é o fluxo de aprovação
O Fluxo de Aprovação é uma camada de controle opcional do Contas a Pagar (dentro do pilar Gestão de Pagamentos), que permite que os títulos passem por um nível de aprovação manual antes de serem considerados "pagáveis".
Isso ajuda a:
Reduzir riscos: evita pagamentos indevidos ou não autorizados.
Garantir a trilha de auditoria: registro claro de quem aprovou ou reprovou cada título.
Segregar funções: define quem pode preparar a conta e quem pode autorizar o gasto.
O fluxo é opcional. Caso não seja habilitado, o Contas a Pagar continua funcionando normalmente, seguindo o fluxo padrão.
Como funciona o fluxo de aprovação
Quando habilitado, as contas passam pelas etapas:
Conferência → Aprovação → Pagamento → Liquidado
Apenas contas aprovadas podem ser marcadas como pagas.
As contas também podem seguir para Bloqueados ou Cancelados, quando aplicável.
Perfis de usuários e permissões
Usuário com permissão para movimentar contas
Pode:
Criar e editar contas.
Enviar contas para aprovação.
Visualizar status da aprovação.
Corrigir contas rejeitadas e reenviar.
Não pode:
Aprovar ou rejeitar contas.
Liberar pagamentos sem aprovação.
Usuário aprovador
Pode:
Aprovar ou rejeitar contas.
Visualizar pendências de aprovação.
Enviar contas diretamente para pagamento.
Lançar contas como liquidadas, canceladas ou bloqueadas.
Como configurar perfis e permissões
A permissão de aprovador é configurada dentro dos grupos de usuários da conta:
No menu superior, clique no seu Perfil e selecione Detalhes da Conta.
Acesse a aba Usuários.
Clique em Ver grupos de usuários.
Escolha o grupo desejado e clique nos três pontinhos para Editar Permissões.
Localize a permissão Gestão de Pagamentos - Aprovação e marque a opção desejada.
Clique em Salvar.
Para o passo a passo completo de criação de grupos e demais permissões da conta, consulte Gestão de Usuários: Guia completo de acessos e permissões.
Como enviar uma conta para aprovação
Acesse o menu Contas a Pagar.
Clique na etapa Conferência.
Selecione o método de envio:
Conferência individual: Localize a conta, clique em Ver, confira as informações, acesse Lançar em e selecione Aprovado a pagar.
Conferência em lote: Marque as contas desejadas na listagem, clique em Lançar em e escolha Aprovado a pagar.
A conta será movida para a etapa Aprovação com o status Pendente.
Como aprovar ou reprovar uma conta
Funcionalidade exclusiva para usuários com perfil de aprovador
Acesse a etapa Aprovação.
Selecione a ação desejada:
Individual: Clique em Ver, valide os dados e escolha Aprovar ou Reprovar.
Em lote: Selecione os documentos na listagem e clique em Aprovar ou Reprovar.
Conta aprovada: Avança automaticamente para a etapa Pagamento.
Conta reprovada: Permanece na etapa de Aprovação com o status Reprovado.
💡 Dica: Caso precise reverter uma reprovação, basta refazer o passo a passo na conta reprovada e selecionar a opção Aprovar.
Como lançar uma conta como liquidada
Apenas contas aprovadas podem ser liquidadas
Acesse a etapa Pagamento.
Selecione a conta desejada na listagem.
Clique em Marcar como pago.
Se o documento estiver com status Bloqueado ou Cancelado, acesse o botão Lançar em e escolha Liquidados.
Ações adicionais
Mover para Bloqueada ou Cancelada: Em qualquer etapa do processo, você pode alterar o status de um documento acessando a opção Lançar em e escolhendo Bloqueado ou Cancelado.
Editar um boleto: Localize o documento desejado, clique em Ver e selecione Editar. Preencha as informações necessárias e clique em Salvar Alterações.
Notificações de aprovação
E-mail: disparo diário, com o resumo das contas pendentes de aprovação.
Notificação na plataforma: aparece no sino de notificações em tempo real, com link direto para a tela de aprovação.
Histórico e auditoria
Todas as ações do fluxo são registradas automaticamente: usuário responsável, data e hora, e ação realizada (aprovado, rejeitado ou reenviado). Essas informações ficam disponíveis dentro da conta.
Perguntas frequentes
O fluxo de aprovação é obrigatório?
Não. É opcional e pode ser ativado ou desativado por configuração.Quem pode aprovar contas?
Apenas usuários com a permissão de aprovador configurada no grupo de usuários.Posso pagar uma conta sem aprovação?
Não, quando o fluxo estiver ativo. A conta precisa estar aprovada e na etapa Pagamento.O que acontece quando uma conta é rejeitada?
Ela permanece na etapa Aprovação até ser corrigida e reenviada.Quem pode marcar uma conta como paga?
Usuários com a permissão de movimentação (lançar em liquidados, cancelados e bloqueados) ou usuários aprovadores.Se tiver dúvidas, entre em contato com nosso time de especialistas pelo chat da plataforma.