Por que gerenciar usuários na Qive?
Adicionar colaboradores à sua conta Qive é o primeiro passo para uma gestão fiscal descentralizada e ágil. Ao conceder acessos específicos para os departamentos de Compras, Estoque, Financeiro ou Contábil, você garante que cada profissional tenha os dados necessários para trabalhar, mantendo a segurança e a integridade das informações da sua empresa.
Hierarquia de Perfis na Qive
O perfil determina o "poder" do colaborador dentro das configurações do sistema. Escolha o perfil ideal de acordo com a responsabilidade de cada usuário:
Perfil | Descrição | Principais Poderes | Restrições |
Administrador | Nível máximo (Dono/Gestor). | Gestão total da conta, acesso ao financeiro (faturas/planos) e gestão de todos os usuários. | Limite de 1 por conta. Alterações de titularidade exigem suporte técnico. |
Gerente | Liderança técnica. | Gestão total da conta, exceto acesso ao financeiro (faturas/planos). | Não pode realizar trocas de plano (exclusivo do Admin). Não inativa o Administrador. |
Operador | Operacional do dia a dia. | Permissões variadas. | Podem ter permissões limitadas conforme determinado no grupo de usuários que faz parte. |
PAB | Acesso Básico (Contador/Cliente) | Conta espelho do administrador, com possibilidade de criar usuários próprios, mas sem acesso ao financeiro. | Não cria etiquetas e não acessa configurações da conta. |
💡 Dica: Se o Administrador deseja que outro colaborador tenha acesso total (exceto ao faturamento da Qive), deve atribuir a ele o perfil de Gerente.
Criando grupos de permissões
Antes de convidar alguém, você deve definir o que essa pessoa poderá visualizar e fazer. Caso ainda não tenha o grupo desejado, você deverá criar um novo grupo de permissão, seguindo este passo a passo:
No menu superior, clique no seu Perfil e selecione Detalhes da Conta.
Acesse a aba Usuários.
Clique em Ver grupos de usuários e depois em ➕ Adicionar grupo.
Defina um nome para o grupo (ex: Grupo Gerentes).
Indique quais empresas (CNPJs), quais tipos de documentos (NF-e, NFS-e, CT-e, etc.), quais tipos de Ações nas Notas e quais Funcionalidades este grupo poderá acessar.
Clique em Salvar.
Observações: Não temos limite de grupos de permissão e nem limite de usuários por grupo.
Convidando novos usuários
Com o grupo criado, é hora de trazer seu time para a plataforma.
Convite individual:
Para convidar um usuário único ou um usuário por vez:
Na aba Usuários, clique em ➕ Adicionar usuário.
Insira o Nome e o E-mail corporativo do colaborador.
Selecione o Grupo de Permissão que você criou na etapa anterior ou um grupo de permissão preexistente.
Clique em Adicionar usuário.
Em Lote:
Para configurar grandes times de uma só vez (até 500 usuários por vez):
Na aba Em Lote, clique em Baixar planilha modelo.
Preencha o arquivo .xlsx com as colunas de Nome e E-mail.
Faça o upload do arquivo e selecione a qual Grupo de Usuários todos aqueles nomes pertencerão.
Validação: O sistema verifica e-mails duplicados ou inválidos em tempo real. Se houver erro, você poderá baixar um Relatório de Erros para corrigir apenas as linhas necessárias.
Observações: não temos limites para adição de novos usuários.
A Qive valida os dados em tempo real para evitar cadastros duplicados ou e-mails inválidos. Se houver qualquer inconsistência, o sistema apresentará um aviso e permitirá que você baixe um Relatório de Erros.
Como ler o relatório: O arquivo Excel de retorno indicará a linha exata onde o erro ocorreu e o motivo (ex: "E-mail já cadastrado na base").
Como corrigir: Ajuste as informações na sua planilha original e realize o upload novamente.
Configuração detalhada de grupos e permissões
Esta é a parte mais crítica da sua governança. Um Grupo de Usuários define o que as pessoas ali inseridas podem ver e fazer.
Contexto de acesso (Empresas)
Selecione quais CNPJs ou CPFs o grupo tem permissão para visualizar. É obrigatório habilitar pelo menos 1 CNPJ, caso contrário o grupo não será criado pois o usuário não terá acesso a nenhuma informação.
Listagens e papéis de documentos
Defina quais tipos de documentos estarão visíveis e o papel do usuário em cada um:
NF-e (Notas de Produto): Permissões para notas Recebidas, Emitidas, Citadas (onde seu CNPJ aparece mas não é o destinatário principal) ou Transportadas.
NFSe (Notas de Serviço): Permissões para notas Tomadas (serviços contratados), Prestadas (serviços realizados) ou Intermediadas.
CT-e (Conhecimento de Transporte): Acesso às listagens de fretes onde sua empresa é tomadora, remetente ou destinatária.
MDF-e (Manifesto de Carga): Visualização de manifestos emitidos ou onde há participação da empresa no transporte.
Cupons fiscais: Acesso consolidado para NFC-e (Nota de Consumidor Eletrônica) e CFe-SAT.
Outros documentos: Visualização de documentos específicos como NFCom (Comunicação), Notas de energia elétrica, notas de água e gás.
Gestão de Pagamentos: Acesso às listagens financeiras, fluxo de caixa e consulta de boletos associados
Ações nas notas (Granularidade)
Você pode permitir ou bloquear ações específicas para cada tipo de documento:
Etiquetas: Criar, editar ou remover etiquetas.
Arquivos: Baixar XML/PDF ou compartilhar documentos.
Interação: Fazer/editar anotações e visualizar/remover comentários.
Consulta Completa: Realizar a consulta de validade e status na SEFAZ (NF-e e CT-e).
Ferramentas de produtividade e gestão
Libere acesso a módulos avançados que impactam a operação:
Relatórios: Acesso a relatórios avançados por tipo de documento e exportação de listagens.
Gestão de pagamentos: Permissão de Aprovador para lançar notas na aba "A Pagar" e alterar status de boletos (Liquidados, Cancelados ou Bloqueados).
Produtividade: Acesso ao funcionalidades como fechamento do mês, operações em lote e automações.
Captura e envio: Acesso à tela de captura e envio manual de documentos.
Permissões individuais:
Para contas criadas antes de 10/06/2026, algumas permissões precisam ser liberadas individualmente. Elas incluem: Manifestações, Acesso ao Sincroniza Notas, Confere Chaves, +Dados e Módulo Compras.
Para liberar essas permissões, siga os passos:
No menu superior, clique no seu Perfil e selecione Detalhes da Conta.
Acesse a aba Usuários.
Passe o mouse sobre o usuário desejado e clique em Editar permissões.
Marque as permissões necessárias e clique em Atualizar permissões.
Ativação do usuário para o primeiro acesso
Após ser convidado, o usuário receberá um e-mail de ativação. Após receber o convite, siga estas etapas simples para ativar o seu perfil:
Acesse o seu e-mail: Abra a caixa de entrada do endereço eletrônico para o qual o convite foi enviado.
Aceite o convite: Procure pela mensagem de ativação e clique em "Clique Aqui para Aceitar o Convite e Ativar sua conta".
Preencha seus dados: Complete o formulário de cadastro com as informações solicitadas.
Crie uma senha: Defina uma senha segura para finalizar o processo e liberar o seu acesso.
Desativar ou excluir usuários
Para manter a segurança da sua conta, desative acessos de colaboradores desligados imediatamente:
Vá em Detalhes da Conta > Usuários.
Localize o usuário na lista.
Passe o mouse sobre o nome e clique em Desativar.
Pronto! A partir desse momento, o usuário desativado não terá mais acesso às informações e empresas da conta.
Importante: Se precisar excluir um e-mail definitivamente da base, o administrador deve solicitar via suporte@qive.com.br.
Resolução de problemas e erros comuns
O usuário não recebeu o e-mail de convite?
Se o novo usuário foi convidado, mas não localizou o e-mail de ativação original, ele pode ativar a conta seguindo este passo a passo simplificado:
Acessar a plataforma: Peça para o usuário entrar em app.qive.com.br.
Iniciar a recuperação: Na tela de login, ele deve clicar em "Esqueceu a senha?".
Informar os dados: Insira o e-mail do convite (atenção: deve ser exatamente o mesmo e-mail para o qual o convite foi enviado).
Redefinir a senha: O usuário receberá um novo e-mail com as instruções para cadastrar uma nova senha.
Fazer o login: Após redefinir a senha, basta acessar a Qive com as novas credenciais.
Concluir o processo: O sistema direcionará o usuário automaticamente para a tela de finalização de cadastro.
Pronto! Ao concluir essa etapa, a conta é ativada na hora e o acesso à plataforma é liberado.
⚠️ Não recebeu o e-mail de redefinição? Se mesmo seguindo esses passos o e-mail não chegar, entre em contato com os nossos especialistas diretamente pelo chat da plataforma ou pelo e-mail suporte@qive.com.br.
Mensagem "Usuário já cadastrado"?
Um e-mail só pode estar vinculado a uma conta Qive por vez.
Se o colaborador já possui acesso a outra conta com esse e-mail, entre em contato com nosso suporte pelo chat ou pelo e-mail suporte@qive.com.br para orientações.