Visão geral
A funcionalidade de Automações é uma solução para configurar processos automáticos a partir de atividades que ocorrem dentro da sua conta. Com ela, você elimina o trabalho manual em tarefas como o envio de notas para a contabilidade ou a organização de documentos por etiquetas.
Por exemplo, você pode programar o sistema para enviar um e-mail automaticamente sempre que uma nova NFe for recebida, ou aplicar uma etiqueta específica baseada no CFOP do documento.
Vantagens e casos de uso
As Automações da Qive auxiliam na:
Organização de rotinas internas e redução de erros humanos;
Eliminação de tarefas manuais repetitivas;
Agilidade na comunicação com contabilidades e outros setores;
Gestão estratégica de documentos fiscais.
Quais automações podem ser ativadas?
A configuração é baseada na lógica de Gatilho (Sempre que) e Ação (Faça isso).
1. Gatilhos disponíveis (Sempre que):
Execução agendada (tempo): Define a recorrência (diária, semanal ou mensal) e o horário em que o sistema deve realizar a conferência dos documentos e executar a ação escolhida.
Emissão de documentos: Emitir NF-e;
Recebimento de documentos: Receber NF-e, Receber NFS-e, Receber CT-e ou Receber comprovante;
Atualizações e Cancelamentos: NF-e for atualizada, NF-e recebida for cancelada, NFS-e recebida for cancelada ou CT-e recebido for cancelado;
Financeiro: Conta a pagar for criada ou Novo boleto recebido.
2. Ações disponíveis (Faça isso):
As opções variam conforme o gatilho escolhido:
Comunicação: Enviar e-mail, Enviar para e-mail do destinatário ou Enviar para o Slack;
Organização Interna: Aplicar etiqueta, Mover para etapas ou Mover para a aba;
Gestão de Projetos: Enviar para o Pipefy, Enviar para o Trello;
Relatórios e Conformidade: Gerar relatório avançado de NFS-e, Gerar relatório avançado de NF-e, Manifestar NF-e ou Manifestar CT-e.
Como criar e ativar uma automação personalizada
Siga os passos abaixo para configurar sua primeira rotina:
Acesse o menu lateral esquerdo e clique em Automações;
Clique no botão + Nova automação.
Caso prefira, você também pode utilizar um dos modelos pré-configurados exibidos logo abaixo deste botão para agilizar a configuração;
Defina um nome didático para sua automação (Ex: "Enviar NFes Recebidas para Contabilidade");
Selecione a Sempre que (gatilho) que deve gerar a ação. Ao selecionar uma atividade, o sistema pode solicitar o preenchimento de informações específicas obrigatórias para que aquele gatilho funcione corretamente;
Determine a Ação que deverá ser executada.
Clique em Publicar automação para ativar o fluxo.
Nota: para a automação de e-mails de NFes recebidas e emitidas, uma mensagem será enviada para os endereços informados sempre que um novo documento for consultado na Sefaz (notas recebidas) ou importado para a plataforma (notas emitidas). A comunicação incluirá os dados da operação registrada na NFe em formato .xml e .pdf (DANFe).
Editar ou desativar uma automação
Para ajustar ou interromper uma rotina, acesse a listagem principal em Automações:
Para Editar: Clique no ícone de lápis e altere as regras desejadas. Lembre-se de clicar em Salvar alterações.
Para Desativar: Utilize a chave Ativar/Desativar ao lado da automação na listagem.
Pontos importantes e dúvidas frequentes
Quais NFes são processadas?
As automações funcionam para documentos que entram no sistema após a publicação da regra. O sistema não processa notas retroativas de forma automática.
Qual o custo e limite de uso?
A Qive oferece 50 ações gratuitas por mês para teste da funcionalidade.
O volume não é cumulativo e reinicia a cada ciclo de assinatura;
Cada e-mail enviado ou etiqueta aplicada conta como uma ação concluída;
Para expandir esse limite, entre em contato com nosso time em suporte@qive.com.br.
Quem tem permissão de acesso?
Além do Administrador da conta, outros usuários da conta principal podem acessar e configurar automações, desde que possuam essa permissão habilitada em seu Grupo de Usuários.
Comece a utilizar as Automações da Qive agora mesmo e ganhe novas possibilidades para fazer uma gestão fiscal mais estratégica 🚀.