Abaixo, estruturamos os passos fundamentais para configurar sua conta e começar a extrair inteligência dos seus dados fiscais.
Gestão de empresas e CNPJs
O primeiro passo para uma gestão centralizada é garantir que todos os seus CNPJs estejam corretamente cadastrados. Na Qive, você pode adicionar e editar informações de múltiplas empresas para monitorar toda a sua operação em um único painel.
Se você precisa adicionar novas unidades ou parceiros de negócio, acesse o menu de configurações de empresas. Lembre-se que a organização correta dos CNPJs é a base para a automação dos próximos passos.
Configuração do certificado digital
O Certificado Digital é a chave que permite à Qive consultar seus documentos diretamente na SEFAZ e prefeituras. Sem ele, a automação de documentos recebidos não é possível.
Certificado tipo A1 (Arquivo)
Este é o modelo mais recomendado para automação total. Ao associar o arquivo .P12 ou .PFX na plataforma, você pode agendar consultas automáticas que ocorrem a cada 2 horas, sem necessidade de intervenção humana.
Certificado tipo A3 (Cartão ou Token)
Por estar em uma mídia física, este certificado exige a instalação do Módulo de Segurança (MSA). Note que, com o A3, não é possível realizar o agendamento de consultas automáticas, sendo necessário o acionamento manual através do computador onde o token está conectado.
Consulta de documentos fiscais
Com o certificado configurado, a Qive passa a atuar nos três pilares principais de documentos:
Notas fiscais de produto (NF-e): Consulta direta com o Web Service da SEFAZ Nacional para consulta de NF-es emitidas contra seus CNPJs.
Conhecimentos de transporte (CT-e): Monitoramento de fretes emitidos em que sua empresa apareça como Remetente, Destinatário, Recebedor, Expedidor ou Tomador.
Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e): Emissão e vinculação de documentos fiscais de transporte para rastreabilidade de cargas e otimização da logística operacional.
Notas de serviço (NFS-e): Integração com o Portal Nacional e mais de 1.100 prefeituras para captura de serviços tomados e prestados.
Colaboração e gestão de usuários
A Qive foi feita para o trabalho em equipe. Você pode convidar colaboradores internos, parceiros de negócio ou até mesmo o seu contador para acessarem a plataforma com níveis de permissão específicos.
Usuários colaboradores: Acesso completo ou restrito a módulos específicos da sua conta.
Painel de acesso básico: Ideal para clientes ou contadores que precisam apenas visualizar ou baixar documentos, sem permissões administrativas.
Importação e conformidade (Lei da Guarda)
Além das notas consultadas automaticamente, você pode centralizar o histórico de documentos emitidos ou notas antigas através da importação de XMLs. Isso garante que sua empresa esteja em conformidade com a Lei da Guarda (que exige o armazenamento dos arquivos XML por 5 anos mais o ano vigente).
Você pode realizar essa importação de duas formas:
Manual: Através do upload de arquivos diretamente na plataforma.
Automática via Sincroniza Notas: Onde o sistema busca os arquivos em pastas específicas do seu computador ou servidor.
Funcionalidades de gestão e fechamento
Para elevar sua operação ao nível estratégico, utilize nossas ferramentas de organização e análise:
Etiquetas (Tags): Organize notas por projeto, centro de custo ou status de pagamento.
Manifestação do destinatário: Realize a confirmação da operação diretamente pela Qive, garantindo segurança jurídica contra notas frias.
Relatórios em excel: Exporte dados detalhados para análises financeiras e auditorias.
Módulo fechamento de mês: Automatize a conferência de documentos para garantir que nenhuma nota fique de fora da escrituração fiscal.
Suporte e canais de contato
Se surgir qualquer dúvida técnica ou operacional, nosso time de especialistas em Experiência do Cliente está pronto para ajudar.
E-mail: suporte@qive.com.br
Chat em tempo real: Disponível diretamente dentro da plataforma Qive, no ícone de balão no canto inferior da tela.
Estamos ansiosos para transformar sua gestão fiscal em uma vantagem competitiva! 🧡