Para as Notas Fiscais de Produto (NF-e) e Conhecimentos de Transporte (CT-e) recebidos, a Qive realiza a consulta automática e em tempo real direto da Secretaria da Fazenda Nacional (Sefaz) utilizando o seu certificado digital.
No entanto, existem cenários em que o fluxo automático do Governo possui limitações estruturais ou temporais. É por isso que a Qive oferece uma estrutura robusta de importação de arquivos XML.
Por que a importação de XMLs é essencial para a sua empresa?
Centralizar 100% dos seus Documentos Fiscais Eletrônicos (DFes) na plataforma é indispensável por três motivos estratégicos:
Cumprimento da Lei da Guarda: A legislação brasileira obriga as empresas a armazenarem os arquivos XMLs de todas as suas operações fiscais pelo prazo de 5 anos mais o ano vigente.
Nota: PDFs (DANFes/DACTes) não possuem validade jurídica perante o Fisco; apenas o XML garante o compliance.
Armazenamento de notas emitidas (Saídas): A Sefaz Nacional não disponibiliza consultas em lote para documentos emitidos pelo seu próprio CNPJ (Notas de Saída). Para visualizar e gerenciar suas vendas no painel, você precisa importá-las.
Preenchimento de lacunas do governo (Regra dos 60 dias): Conforme a Nota Técnica 2014.002 da Sefaz, a geração contínua de informações e o acesso a notas retroativas dependem de o CNPJ consultar o ambiente do governo pelo menos uma vez a cada 60 dias. Se a sua empresa ficou inativa por esse período ou trocou de certificado digital tardiamente, o histórico pode vir com notas faltantes, que devem ser consolidadas via importação.
Com todos os documentos importados, você ativa o potencial máximo de ferramentas inteligentes da Qive, como o módulo +Dados (Análise de Fornecedores e Custos de Transporte) e os Relatórios Avançados.
Matriz de decisão: Qual método de importação escolher?
A Qive disponibiliza quatro formatos de importação para se adequar perfeitamente ao tamanho da sua operação e à rotina do seu time técnico:
Método de importação | Indicado para | Limite por operação | Disponibilidade por plano |
Importação Manual | Lotes esporádicos, arquivos avulsos e conferências rápidas. | Até 100 arquivos por vez (máx. 50MB por arquivo/ZIP). | Gratuito em todos os planos. |
Importação via E-mail | Integração direta com emissores de fornecedores ou sistemas que enviam XMLs. | Envio direto para o endereço de recepção da plataforma. | Gratuito em todos os planos. |
Sincroniza Notas® | Automação de notas emitidas salvas em pastas locais pelo seu emissor. | Até 50.000 documentos por mês, por instalação. | Gratuito em todos os planos. |
API Qive | Grandes corporações e escritórios com alto volume e equipe de TI dedicada. | Definido de acordo com a volumetria contratada e regras de negócio. | Disponível a partir do plano Gestão, sob consulta e precificação específica. |
Requisitos obrigatórios para importar seus documentos
Para que o nosso sistema processe e armazene suas notas com sucesso, os arquivos devem cumprir rigorosamente as seguintes especificações técnicas:
Extensão do arquivo: O sistema aceita apenas o formato .xml. PDFs ou imagens (.jpeg, .png) serão ignorados, pois não possuem a assinatura digital válida. Pastas compactadas em formato .zip são aceitas na importação manual e no Sincroniza Notas®.
Tipos de documentos suportados: NF-e (modelo 55), CT-e (modelo 57), NFS-e (padrão ABRASF), NFC-e (modelo 65), CFe-SAT e MDF-e.
Cadastro da empresa: O CNPJ ou CPF mencionado como emitente, destinatário, transportador ou terceiro no XML deve estar previamente cadastrado e ativo na sua conta Qive. O sistema bloqueia a importação de documentos de empresas que não pertencem ao seu escopo por motivos de segurança.
Passo a passo das modalidades de importação
Como realizar a importação manual (Painel)
No menu lateral esquerdo da sua conta Qive, clique em Importar XMLs.
Na tela do módulo, clique em Adicionar Arquivos. Você pode arrastar os arquivos ou selecionar múltiplos XMLs de uma vez.
Escolha os documentos no seu computador e clique em Abrir.
O sistema processará os arquivos em segundo plano e exibirá um relatório em tela apontando quais notas foram integradas com sucesso e se alguma apresentou inconsistência estrutural.
Atenção sobre o consumo de limite: A Qive preza pela transparência e não contabiliza notas de meses anteriores ao vigente no limite do seu plano mensal. Portanto, sinta-se totalmente à vontade para carregar seu histórico retroativo e assegurar sua retaguarda fiscal sem cobranças adicionais por isso.
Como configurar a Importação via E-mail
Se o seu sistema emissor ou os seus fornecedores enviam os XMLs automaticamente por e-mail, você pode eliminar totalmente o trabalho manual:
Configure a sua ferramenta ou peça para seus parceiros incluírem o endereço
eu@qive.com.brno envio automático ou como cópia oculta (CCO) das notas.Nosso motor inteligente lerá a caixa de entrada periodicamente, extrairá os anexos no formato
.xml, validará as assinaturas e organizará os documentos nas abas corretas da sua conta de forma 100% autônoma.Lembrete: Arquivos ZIP, PDFs ou textos colados no corpo do e-mail não serão processados por este canal.
Próximos passos e automações extras
Deseja implementar as conexões automáticas via pasta local ou conectar o fluxo diretamente via código ao seu ERP corporativo? Acesse os nossos guias complementares para detalhar as configurações técnicas:
Módulo Sincroniza Notas® — Aprenda a instalar o assistente de monitoramento de pastas no seu Windows ou Servidor.
API QIVE — Manual de referência e documentação técnica para desenvolvedores (API 2.0).
Se você encontrou alguma mensagem de erro ao tentar subir os seus arquivos ou precisa expandir o limite de importação da sua conta corporativa, clique no ícone de chat no canto inferior direito da tela. Nosso time de Experiência do Cliente está pronto para te apoiar!