O que é a consulta de NFes na Qive?
Dentro do ecossistema de Gestão de Documentos Fiscais, a consulta de NFes é a funcionalidade que permite à sua empresa monitorar, em tempo real, todos os documentos emitidos contra o seu CNPJ.
A Qive conecta sua conta diretamente à Secretaria da Fazenda (Sefaz), eliminando a dependência de fornecedores para o envio de arquivos XML. Isso garante que sua empresa tenha uma base de dados confiável para fechamentos fiscais, auditorias e prevenção contra "notas frias".
Como funciona a consulta técnica na Sefaz?
Para que o documento apareça completo na sua tela, a Qive realiza um fluxo de comunicação com o Governo dividido em três etapas automáticas:
Identificação: O sistema verifica na Sefaz se existem novas notas autorizadas para o seu CNPJ.
Ciência da Emissão: Conforme a legislação vigente (Ajuste SINIEF 44/20), a Qive registra o evento de Ciência. Este evento informa ao Fisco que você tem conhecimento da nota, mas ainda não é uma manifestação conclusiva (como a "Confirmação da Operação"). Ou seja, essa a ciência tem o único objetivo de disponibilizar o xml.
Captura do XML: Com a ciência registrada, a Sefaz libera o arquivo XML completo e o DANFE para que a Qive os armazene em sua conta.
Pré-requisitos: O que você precisa para começar?
Para ativar a consulta, você deve possuir um Certificado Digital e-CNPJ ativo. Existem dois modelos compatíveis:
Certificado A1 (Recomendado): É um arquivo digital instalado diretamente na Qive. Com ele, nossa plataforma realiza consultas automáticas a cada 2 horas, garantindo automação total da sua rotina.
Certificado A3: É uma mídia física (cartão ou token). Exige que um usuário realize a consulta manual periodicamente através de um computador com o Módulo de Segurança instalado.
Notas retroativas: até quando a Sefaz permite buscar?
A busca de notas antigas não depende apenas da Qive. Quem define o que fica disponível é a Sefaz, pelas regras da Nota Técnica 2014.002, que regulamenta o serviço oficial de distribuição de documentos fiscais.
Como a Sefaz organiza as suas notas
Cada nota ou evento ligado ao seu CNPJ recebe um número sequencial chamado NSU (Número Sequencial Único). Ele funciona como uma senha de fila: a Qive busca os documentos seguindo essa numeração, em ordem, sempre a partir do último NSU consultado.
Prazo máximo de 90 dias
A Sefaz mantém as NFes disponíveis para consulta por até 90 dias depois que o documento chega ao Ambiente Nacional.
Depois desse prazo, a nota não pode mais ser recuperada pela consulta, nem pela Qive nem por qualquer outro sistema.
Exemplo: uma nota autorizada em 1º de março fica disponível até por volta de 30 de maio.
Se você precisa de uma nota mais antiga que isso, solicite o arquivo XML diretamente ao fornecedor.
Regra dos 60 dias sem consulta
A Sefaz só continua gerando NSUs para CNPJs que consultaram o serviço pelo menos uma vez nos últimos 60 dias.
Se o seu CNPJ ficar mais de 60 dias sem nenhuma consulta, a geração é interrompida e só volta a partir da próxima consulta.
As notas emitidas durante esse intervalo podem não ficar disponíveis, gerando lacunas no seu histórico.
Como evitar: com o Certificado A1 e o agendamento automático ativo, as consultas acontecem de forma contínua e o seu CNPJ nunca fica inativo.
Primeira consulta de um CNPJ
CNPJ que nunca foi consultado em nenhum sistema: a Sefaz começa a gerar os NSUs a partir da primeira consulta. Por isso, as notas anteriores à ativação não ficam disponíveis.
CNPJ já consultado por outro sistema nos últimos 60 dias: a sequência de NSUs já existe, então é possível buscar as notas dentro do limite de 90 dias.
Passo a passo para realizar a consulta
Configuração para Certificado A1 (Automação)
Acesse o menu Perfil > Detalhes da Conta > Certificados & Agendamentos
Faça o upload do seu certificado A1 e insira a senha.
Ative a opção Agendar consultas automáticas.
A partir de agora, a Qive buscará suas notas de forma independente.
Realizando Consulta Manual (A3 ou A1)
No menu principal, vá para Geral > NFes (aba Recebidas).
Selecione a(s) empresa(s) desejada(s) no filtro de busca.
Clique no botão Consulta Completa.
Aguarde a barra de progresso. As notas aparecerão na listagem assim que forem liberadas pela Sefaz.
Boas práticas e prevenção de erros
Para garantir que sua consulta nunca seja interrompida, siga estas orientações:
Priorize o certificado A1: Ele evita falhas humanas e garante que o evento de "Ciência" seja registrado dentro do prazo legal de 10 dias, desde que programado para consulta completa.
Evite o consumo indevido: Não clique repetidamente no botão de consulta manual se você já tiver um agendamento automático ativo. O excesso de requisições pode causar o bloqueio temporário do seu CNPJ na Sefaz (Rejeição 656).
Conflito entre sistemas: Evite utilizar dois softwares diferentes para consultar o mesmo CNPJ simultaneamente, pois isso confunde o sequencial de notas (NSU) e gera bloqueios de captura pela Sefaz.
Ainda tem dúvidas sobre como configurar sua consulta? Nossa equipe de especialistas está pronta para ajudar. Entre em contato pelo chat na plataforma ou envie um e-mail para suporte@qive.com.br.