Por que gerenciar usuários na Qive?
Adicionar colaboradores à sua conta Qive é o primeiro passo para uma gestão fiscal descentralizada e ágil. Você pode conceder acessos específicos para Compras, Estoque, Financeiro ou Contábil. Assim, cada profissional tem os dados de que precisa, mantendo a segurança e a integridade das informações da empresa.
Como funcionam os acessos na Qive?
Todo o controle de acesso é feito pelos grupos de usuários. Cada usuário pertence a um grupo, e o grupo define quais empresas, documentos, ações, funcionalidades e telas administrativas ele pode acessar.
Administrador da conta: é o responsável principal pela conta, com limite de 1 por conta. Somente ele pode alterar ou contratar planos. Alterações de titularidade exigem contato com o suporte.
Demais usuários: têm os acessos definidos pelo grupo do qual fazem parte. Para que um colaborador atue como gestor da conta, inclua-o em um grupo com as permissões gerenciais necessárias.
Contas novas: já são criadas com dois grupos: Administrador e Não administrador. O grupo Não administrador tem todas as permissões, exceto as gerenciais e as de pagamentos.
💡 Dica: libere a permissão gerencial Gestão da conta apenas para quem precisa consultar faturas e dados de faturamento da Qive.
Como acessar a listagem de usuários?
Logado em sua conta Qive, clique no ícone com suas iniciais, no canto superior direito da tela.
Selecione a opção Detalhes da conta.
No menu lateral esquerdo, clique em Usuários.
A tela Listagem de usuários exibe as colunas Nome, Email, Grupo de usuários (permissões), Área, Cargo, Telefone e Ativo?. Use o botão Filtrar para localizar usuários específicos.
Somente usuários que pertencem a um grupo com a permissão gerencial Listagem de usuários ativa conseguem acessar essa tela.
Como criar um grupo de usuários?
Antes de convidar alguém, defina o que essa pessoa poderá visualizar e fazer. Se ainda não tiver o grupo desejado, crie um novo:
Acesse Perfil > Detalhes da conta > Usuários.
Clique em Ver Grupos de Usuário.
Clique em +Adicionar grupo.
Defina um nome para o grupo (ex.: Grupo Financeiro).
Configure as empresas, os documentos, as ações nas notas, as funcionalidades e as permissões gerenciais do grupo, conforme as seções abaixo.
Clique em Salvar.
Observações:
Não há limite de grupos nem de usuários por grupo.
Toda criação ou alteração de grupo fica registrada em Detalhes da conta > Histórico de Atividades, com o responsável, a data e a hora.
Configuração detalhada de grupos e permissões
Esta é a parte mais importante da sua governança. O grupo de usuários define tudo o que as pessoas incluídas nele podem ver e fazer.
Contexto de acesso (Empresas)
Selecione quais CNPJs ou CPFs o grupo pode visualizar. É obrigatório habilitar pelo menos 1 CNPJ; caso contrário, o grupo não é criado, pois o usuário não teria acesso a nenhuma informação.
Essa seleção também define quais empresas o usuário visualiza na tela Gestão de Empresas.
Listagens e papéis de documentos
Defina quais tipos de documentos ficam visíveis e o papel do usuário em cada um:
NF-e (Notas de Produto): notas Recebidas, Emitidas, Citadas (onde seu CNPJ aparece, mas não é o destinatário principal) ou Transportadas.
NFSe (Notas de Serviço): notas Tomadas (serviços contratados), Prestadas (serviços realizados) ou Intermediadas.
CT-e (Conhecimento de Transporte): listagens de fretes em que sua empresa é tomadora, remetente ou destinatária.
MDF-e (Manifesto de Carga): manifestos emitidos ou com participação da empresa no transporte.
Cupons fiscais: acesso consolidado para NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) e CFe-SAT.
Outros documentos: NFCom (Comunicação), notas de energia elétrica, água e gás.
Gestão de Pagamentos: listagens financeiras, fluxo de caixa e consulta de boletos associados.
Ações nas notas
Você pode permitir ou bloquear ações específicas para cada tipo de documento:
Etiquetas: criar, editar ou remover etiquetas.
Arquivos: baixar XML/PDF ou compartilhar documentos.
Interação: fazer e editar anotações, visualizar e remover comentários.
Consulta completa: consultar validade e status na SEFAZ (NF-e e CT-e).
Ferramentas de produtividade e gestão
Relatórios: relatórios avançados por tipo de documento e exportação de listagens.
Gestão de pagamentos: permissão de Aprovador para lançar notas na aba “A Pagar” e alterar o status de boletos (Liquidados, Cancelados ou Bloqueados).
Produtividade: funcionalidades como fechamento do mês, operações em lote e automações.
Captura e envio: tela de captura e envio manual de documentos.
Funcionalidades (Fiscal, Compras e Sincroniza Notas)
Na aba Funcionalidades, você libera o acesso a ferramentas específicas. Cada permissão só aparece se o produto estiver contratado no plano da conta.
Fiscal
Confere C100D100: acesso ao Confere C100D100.
Confere Chaves: acesso ao Confere Chaves.
Erros em Notas: acesso ao Erros em Notas.
Compras
Controle de Devolução: acesso ao Controle de Devolução.
Análise de Fornecedores: acesso à Análise de Fornecedores.
Custos de Transporte: acesso aos Custos de Transporte.
Preço de Produto: acesso ao Preço de Produto.
Sincroniza Notas
Upload automático: permite configurar o envio automático de notas pelo software local.
Download automático: permite configurar o download automático de notas pelo software local.
⚠️ Atenção ao Sincroniza Notas: se o grupo não tiver nenhuma das duas permissões, o login no software local é bloqueado. Se tiver apenas uma, a configuração correspondente à permissão que falta fica desativada.
Permissões gerenciais
As permissões gerenciais controlam o acesso às telas administrativas de Detalhes da conta:
Gestão da conta: acesso à lista de faturas e aos dados de faturamento.
Gestão de empresas: gestão das empresas cadastradas na conta.
Histórico de atividades: acesso ao histórico de atividades.
Listagem de usuários: acesso à listagem de usuários.
Certificados e agendamentos: acesso a certificados e agendamentos.
O que o usuário vê quando não tem uma permissão?
O item correspondente não aparece no menu, e o acesso pelo link direto é bloqueado.
As abas Fiscal e Compras do menu superior não aparecem quando o usuário não tem acesso a nenhuma ferramenta contratada daquela aba.
A opção Detalhes da conta não aparece no menu de perfil quando o grupo não tem nenhuma permissão gerencial.
Como convidar novos usuários?
Com o grupo criado, é hora de trazer seu time para a plataforma. Não há limite para adição de novos usuários.
Convite individual
Acesse Perfil > Detalhes da conta > Usuários.
Clique em Adicionar usuário.
Insira o Nome e o E-mail corporativo do colaborador.
Selecione o grupo de usuários desejado.
Clique em Adicionar usuário.
Convite em lote
Para cadastrar grandes times de uma só vez (até 500 usuários por envio):
Na aba Em Lote, clique em Baixar planilha modelo.
Preencha o arquivo .xlsx com as colunas de Nome e E-mail.
Faça o upload do arquivo e selecione a qual grupo de usuários todos pertencerão.
O sistema verifica e-mails duplicados ou inválidos em tempo real. Se houver erro, baixe o Relatório de Erros:
Como ler o relatório: o arquivo Excel indica a linha exata do erro e o motivo (ex.: “E-mail já cadastrado na base”).
Como corrigir: ajuste as informações na planilha original e faça o upload novamente.
Ativação do usuário para o primeiro acesso
Após ser convidado, o usuário recebe um e-mail de ativação. Para ativar o perfil:
Acesse o e-mail: abra a caixa de entrada do endereço para o qual o convite foi enviado.
Aceite o convite: abra a mensagem de ativação e clique em “Clique Aqui para Aceitar o Convite e Ativar sua conta”.
Preencha seus dados: complete o formulário de cadastro.
Crie uma senha: defina uma senha segura para finalizar o processo e liberar o acesso.
Tela de aviso de segurança ao clicar no link de ativação?
Ao clicar no link de ativação, alguns usuários podem ver um aviso de que a conexão não é privada (erro do tipo NET::ERR_CERT_AUTHORITY_INVALID).
Isso geralmente ocorre porque o navegador está bloqueando o acesso por configurações de segurança da própria máquina (antivírus corporativo, firewall ou política de segurança da empresa), e não por um problema na plataforma Qive.
Para contornar:
Na tela de aviso, clique em “Avançado”.
Selecione a opção para continuar/prosseguir para o site.
⚠️ Se a opção de avançar não aparecer ou o acesso continuar bloqueado, o usuário deve acionar o time de TI da própria empresa para liberar o acesso, já que o bloqueio é aplicado pela política de segurança local.
Como desativar ou excluir usuários?
Para manter a segurança da conta, desative imediatamente os acessos de colaboradores desligados:
Acesse Perfil > Detalhes da conta > Usuários.
Localize o usuário na lista. Se precisar, use o botão Filtrar.
Passe o mouse sobre o nome e clique em Desativar.
A partir desse momento, o usuário desativado não tem mais acesso às informações e empresas da conta.
Importante: para excluir um e-mail definitivamente da base, o administrador deve solicitar pelo e-mail suporte@qive.com.br.
Resolução de problemas e erros comuns
O usuário não recebeu o e-mail de convite?
O usuário pode ativar a conta sem o e-mail original:
Acesse a plataforma: entre em app.qive.com.br.
Inicie a recuperação: na tela de login, clique em “Esqueceu a senha?”.
Informe os dados: insira o e-mail do convite (deve ser exatamente o mesmo e-mail para o qual o convite foi enviado).
Redefina a senha: siga as instruções do e-mail recebido para cadastrar uma nova senha.
Faça o login: acesse a Qive com as novas credenciais.
Conclua o processo: o sistema direciona o usuário automaticamente para a finalização do cadastro.
Ao concluir essa etapa, a conta é ativada na hora e o acesso à plataforma é liberado.
⚠️ Não recebeu o e-mail de redefinição? Entre em contato com nossos especialistas pelo chat da plataforma ou pelo e-mail suporte@qive.com.br.
O usuário não encontra uma tela ou funcionalidade?
Verifique o grupo do usuário na coluna Grupo de usuários (permissões) da listagem. Em seguida, confira em Ver Grupos de Usuário se:
a permissão gerencial ou a funcionalidade correspondente está ativa no grupo;
o produto está contratado no plano da conta.
Mensagem “Usuário já cadastrado”?
Um e-mail só pode estar vinculado a uma conta Qive por vez. Se o colaborador já tem acesso a outra conta com esse e-mail, entre em contato com o nosso suporte pelo chat ou pelo e-mail suporte@qive.com.br.