Dentro do ecossistema Qive, a funcionalidade de Etiquetas é um recurso estratégico para o pilar de Gestão de Documentos Fiscais. Elas funcionam como marcadores personalizáveis que permitem categorizar, filtrar e separar suas Notas Fiscais Eletrônicas (NFes), Notas Fiscais de Serviço (NFS-e) e Conhecimentos de Transporte (CTes) de acordo com a operação logística, comercial ou financeira da sua empresa.
Ao utilizar etiquetas, você elimina a dependência de planilhas paralelas e garante total rastreabilidade sobre cenários complexos, como a separação de notas de devolução, identificação de despesas por departamento ou a marcação de fornecedores estratégicos.
Como criar e aplicar etiquetas manualmente
O processo de criação é simples e pode ser feito diretamente pelas listagens de documentos da sua conta:
Acesse o menu lateral esquerdo e selecione a listagem do documento desejado (NFe, NFSe ou CTe);
No topo ou na listagem de documentos, clique no botão Etiquetas;
Escolha a opção Adicionar Etiqueta;
Defina um nome preciso e escolha uma cor para categorizar visualmente a operação;
Clique em Criar etiqueta.
💡 Para aplicar etiquetas já existentes nas notas:
Aplicação individual: Localize a nota que precisa da etiqueta, passe o mouse sobre ela na listagem e clique em Etiqueta, selecionando a etiqueta desejada.
Aplicação em lote: Selecione as notas fiscais desejadas na listagem (marcando o checkbox ao lado esquerdo). Você também pode realizar filtros e utilizar a opção "selecionar todas" para não precisar marcar uma a uma. Depois, clique no botão Etiquetas no topo da tabela e selecione a etiqueta desejada.
Dica: Se tiver muitas etiquetas cadastradas, utilize a barra de pesquisa interna para localizá-la rapidamente.
Automatizando a organização por etiquetas
Para empresas que lidam com médias e grandes volumetrias de documentos, a Qive permite automatizar 100% esse processo através do módulo de Automações. Você pode configurar regras para que o sistema aplique etiquetas de forma independente assim que o XML der entrada na plataforma.
Regras por CFOP: Configure o sistema para etiquetar automaticamente como "Devolução" qualquer nota de entrada ou saída que contenha um CFOP dessa natureza.
Regras por fornecedor: Vincule etiquetas automáticas para identificar insumos produtivos de parceiros comerciais específicos.
Para criar rotinas automáticas de etiquetas, acesse o menu lateral esquerdo em Automações > + Nova automação, defina os critérios (CNPJ, CFOP ou Fornecedor) e determine a ação de aplicação do marcador ou utilize modelos pré-prontos.
Extraindo dados e gerando relatórios avançados
O grande valor das etiquetas se consolida no momento da auditoria e fechamento fiscal. Elas servem como filtros de alta precisão dentro dos Relatórios Avançados da Qive:
Ao gerar um relatório personalizado em Excel (.xlsx) ou CSV, você pode filtrar sua busca selecionando apenas as etiquetas de interesse.
Isso permite extrair em poucos cliques, por exemplo, o custo exato com fretes FOB ou o somatório de despesas atreladas a uma tag específica.
Resolução de problemas e boas práticas
Não consigo ver as etiquetas na minha listagem. O que fazer?
Por padrão, a coluna de etiquetas pode estar posicionada mais ao fim da sua tabela de notas. Para melhorar a visibilidade, clique no botão Colunas no topo da listagem de DFes e arraste o campo Etiquetas para o início. Isso fixará o marcador logo nos primeiros campos visíveis da tela.
Gerenciamento e inativação
Você pode gerenciar, editar ou desativar seus marcadores acessando a opção Etiquetas > Gerenciar Etiquetas.
🚩 Regra de Negócio Importante: Se você possuir uma automação vinculada a uma etiqueta e optar por inativar essa etiqueta no painel de gerenciamento, o sistema continuará processando e aplicando a marcação normalmente nos novos XMLs recebidos. Contudo, ela ficará invisível nas listagens, tornando-se visível novamente apenas se você reativar o marcador.
Controle de acessos por perfil
Administradores e Gerentes: Possuem autonomia total para criar, editar, aplicar e excluir etiquetas da conta.
Usuários comuns: Podem criar e aplicar etiquetas livremente nas empresas liberadas em seu escopo.
Painel de acesso básico (PAB) e Usuários de PAB: Por serem perfis externos com foco em visualização e compliance básico, eles podem apenas aplicar etiquetas que já foram criadas pela conta principal, ficando impedidos de criar novos marcadores ou gerenciar a listagem global.
Se tiver qualquer dúvida sobre como estruturar a taxonomia de etiquetas para o seu modelo de negócio, chame nossa equipe de especialistas diretamente pelo chat interno da plataforma Qive!