Manter a conformidade fiscal exige uma organização rigorosa dos processos internos. Com a funcionalidade de Gestão por Etapas da Qive, você transforma sua listagem de notas em um fluxo de trabalho visual, facilitando o controle desde o recebimento até a escrituração final.
O que é a gestão de NF-e em etapas?
A função de etapas é um recurso que permite visualizar suas Notas Fiscais eletrônicas (NF-e) organizadas em colunas, de acordo com o status do processo em que se encontram.
Imagine um quadro onde você pode separar o que acabou de chegar, o que está em conferência e o que já foi enviado para pagamento. Isso elimina controles manuais e garante que toda a equipe saiba exatamente em que fase cada documento está.
Passo a passo para acessar e configurar o quadro
Para começar a utilizar essa solução no seu pilar de Gestão de Documentos Fiscais, siga as instruções detalhadas abaixo:
No menu lateral esquerdo da Qive, localize a seção Documentos.
Clique na opção NFe em etapas.
No topo da tela, utilize o seletor de empresas para escolher o CNPJ ou CPF que deseja gerenciar. O quadro é individual por empresa cadastrada.
Como criar e personalizar suas etapas
Por padrão, o sistema oferece as colunas Entrada (onde chegam todas as novas notas) e Arquivadas (para processos finalizados). Para criar o seu próprio fluxo:
Clique em + Criar etapa.
No campo Título, digite o nome da fase (ex: "Conferência de Estoque", "Aprovação Financeira").
Selecione uma cor de identificação para facilitar a escaneabilidade visual.
Clique em Criar etapa. A nova coluna aparecerá imediatamente no seu quadro.
Como movimentar e organizar as notas
Com as etapas criadas, você pode distribuir seus documentos fiscais para dar fluidez ao processo:
Na coluna Entrada, localize a nota que deseja movimentar.
Clique sobre o card da nota e, mantendo o mouse pressionado, arraste o documento para a coluna da etapa de destino.
Para agilizar o processo, utilize os filtros de busca no topo da tela para encontrar notas por período, valor ou fornecedor e arraste-as conforme sua conferência.
Como editar ou reordenar as colunas
Se o seu processo mudar, você pode ajustar o quadro a qualquer momento:
Para Editar: Clique no menu de opções (três pontos) no canto superior direito da coluna desejada e selecione Editar etapa. Aqui você pode alterar o nome ou a cor.
Para Ordenar: No menu de qualquer coluna, clique em Ordenar. Uma janela lateral permitirá que você arraste as etapas para definir a sequência lógica (da esquerda para a direita) que sua equipe deve seguir.
Visualizando detalhes da NF-e no quadro
Você não precisa sair da tela de etapas para conferir os dados da nota:
Clique sobre o card de uma nota para expandir as informações principais (Emitente, Valor, Data e Status de Manifestação).
Se precisar de uma análise profunda, clique no menu do card (três pontos) e selecione Ver nota. Isso abrirá a visualização NFe 360 com todos os detalhes do XML e histórico.
Pontos importantes e dúvidas frequentes
Quais usuários podem acessar? Atualmente, administradores e usuários da conta principal possuem permissão para criar e movimentar etapas. Usuários de Painéis de Acesso Básico (PAB) podem ter restrições de visualização conforme as permissões do grupo.
Posso excluir uma etapa? Atualmente, o sistema permite criar, editar e reordenar, mas a exclusão definitiva de colunas ainda não está habilitada. Recomendamos renomear colunas obsoletas para novos processos.
Custo da funcionalidade: O uso da gestão por etapas está liberado para todos os planos da Qive como uma ferramenta de produtividade.